INTEGRITETSPOLICY

INFORMATION OM BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Vi behandlar personuppgifter när du söker bostad, när du sedan blir kund hos oss och även en tid efter att din tid som kund hos oss har upphört. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer.

En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exem­pel namn, adress, kontaktuppgifter som tele­fonnummer och e-postadresser.

PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Samhällsbyggnadsbolaget i Norden AB 556981-7660, Box 11405, 404 29 Göteborg är personuppgiftsansvarig för be­handling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag.

NÄR DU STÄLLER DIG I VÅR BOSTADSKÖ

Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

NÄR DU ERBJUDS EN BOSTAD HOS OSS

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boen­den och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds ett särskilt boende eller gruppboende kommer vi att hämta in beslut från social­nämnden. Om du erbjuds en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked och kårmedlemskap eller andra intyg som styrker att du kommer att studera under hyrestiden.

Vi sparar dina uppgifter så länge de är rele­vanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgif­ter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte. Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi dock att bevara dina personuppgifter i tre månader efter av­slagsbeslutet.

UNDER HYRESFÖRHÅLLANDET

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kun­na fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du bor i en studentbostad kommer vi till exempel att kon­trollera att du studerar. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nöd­vändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighets­beslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.

NÄR HYRESFÖRHÅLLANDET ÄR SLUT

Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter som till exempel hyresavtalet, beslut från socialnämnd och studieintyg. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.

FÖR KONTAKTPERSONER

För dig som är kontaktperson hos vår leverantör eller samarbetspartners behandlar vi dina personuppgifter för att utveckla, äga och förvalta fastigheter genom att kommunicera med dig. Kommunikationen sker via e-post, telefon och brev, varpå vi behandlar ditt namn, dina kontaktuppgifter samt din yrkestitel. Denna behandling är nödvändig för vårt samt din arbetsgivares berättigade intresse att bedriva vår verksamhet. De som kan få tillgång till uppgifterna är koncernbolag, samarbetspartners, leverantörer av IT-system e-postdistributörer. Uppgifterna sparas i upp till tio år från det att ett uppdrag eller samarbete upphörde. Under denna period uppdateras och gallras uppgifterna löpande.

FÖR PRENUMERANTER AV PRESSMEDDELANDEN

För dig som har anmält kommer vi att behandla dina personuppgifter för att skicka pressmeddelanden till dig. Uppgifterna vi behandlar för detta ändamål är namn och e-postadress. Denna behandling grundar sig på att det samtycke som du lämnar när du anmäler dig till nyhetsbrevet. Vi kommer årligen att inhämta ditt samtycke för denna behandling. Du har rätt att närsomhelst återkalla dit samtycke genom att klicka på ”avregistrera” i pressmeddelandet eller kontakta oss. Uppgifterna sparas så länge du samtycker till behandlingen.

SOCIALA MEDIA

För dig som besöker och kommunicerar med oss på våra sociala media plattformar behandlar vi dina uppgifter för att svara på dina frågor som du ställer. Kommunikationen sker direkt i den sociala media plattformen, varpå vi behandlar ditt användarnamn, som också kan vara ditt fullständiga namn. Om vi kommer överens kan vi sköta kommunikationen via e-pst, varpå vi även kommer att behandla den uppgiften. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att kommunicera med dig. För detta ändamål lämnar vi inte ut dina uppgifter till någon annan men leverantören av den sociala media plattformen har tillgång till uppgifterna. Uppgifterna gallras årligen och raderas inom 30 dagar från att kommentaren inte längre anses vara relevant.

FASTIGHETSFÖRSÄLJNING

Vid eventuell försäljning av fastigheten där du bor eller i vissa fall också tidigare har bott kan uppgifter behandlas samt överföras till förvärvande bolag. Den lagliga grunden för denna behandling är vårt och köpande bolagets berättigade intresse att utföra transaktionen. Uppgifterna behandlas till dess transaktionen är avslutad.

DINA RÄTTIGHETER

Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta.

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett register­utdrag. Du har också rätt att få felaktiga upp­gifter rättade. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personupp­gifter om du till exempel anser att de inte är korrekta. Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet).

Du har också rätt att klaga på hur vi behand­lar dina personuppgifter till oss och till tillsyns­myndigheten, Datainspektionen. Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.

KONTAKTUPPGIFTER

Vid frågor om vår personuppgiftsbehandling kan du kontakta oss på gdpr@sbbnorden.se eller postadress Samhällsbyggnadsbolaget i Norden AB, Strandvägen 3, 114 51 Stockholm.

Generell information om SBB:s personuppgiftsbehandling

Den 25 maj 2018 börjar Dataskyddsförordningen att tillämpas. Den medför ett förstärkt skydd för de personer vars personuppgifter behandlas och den ställer fler och hårdare krav på organisationer som behandlar personuppgifter. Det är därför viktigt att SBB och dess anställda har ökat fokus på personuppgiftsbehandlingen i organisationen. SBB har med anledning därav sammanställt nedanstående översiktliga information till sina anställda.

 

  1. VILKA UPPGIFTER BEHANDLAR VI OM VÅRA ANSTÄLLDA?

Vi behandlar de personuppgifter som behövs för att fullgöra våra åtaganden enligt anställningsavtalet. Därutöver publicerar vi din kontaktinformation samt bild på vår hemsida. Vi sparar internt även namn och kontaktuppgifter till den anhörig som du har lämnat till oss.

  1. HUR GALLRAR VI PERSONUPPGIFTER?

Endast personuppgifter som är nödvändiga för ett specifikt angivet ändamål får behandlas. Det innebär att alla personuppgifter ska gallras regelbundet och endast relevanta uppgifter ska sparas. Uppgifter som inte behövs dagligdags ska sorteras in i relevant mapp på servern inom tre månader.

Denna rutin för gallring gäller främst e-post, men kan tillämpas för alla sorters dokument.

 

  1. HUR BEHANDLAR VI KÄNSLIGA PERSONUPPGIFTER?

Enligt Dataskyddsförordningen är känsliga personuppgifter uppgift om

(i)      ras eller etniskt ursprung

(ii)     politiska åsikter

(iii)    religiös eller filosofisk övertygelse

(iv)    medlemskap i en fackförening

(v)     hälsa

(vi)    en persons sexualliv eller sexuella läggning

(vii)   genetiska uppgifter och

(viii)  biometriska uppgifter som entydigt identifierar en person.

Uppgifter som ska betraktas som känsliga (trots att de inte anges som sådana i Dataskyddsförordningen) är t ex uppgift om personnummer, lagöverträdelser, bankkontonummer.

Känsliga personuppgifter ska som utgångspunkt endast behandlas efter samtycke från den registrerade. T ex kan samtycke behöva inhämtas vid hyresgästanpassningar.

Känsliga personuppgifter eller uppgifter som betraktas som känsliga ska inte skickas via e-post. Om sådana personuppgifter måste skickas via e-post ska dokumentet lösenordsskyddas och lösenordet skickas separat.

 

  1. HUR FÖRHÅLLER VI OSS TILL HYRESGÄSTER?

Här kan du läsa hela SBBs personuppgiftspolicy

I samband med att hyresgästsanpassningar görs kan vi komma att behandla känsliga personuppgifter såsom hälsouppgifter. I dessa fall ska samtycke till behandlingen inhämtas enligt.

 

  1. HUR FÖRHÅLLER VI OSS TILL ENTREPRENÖRER?

Entreprenörer som utför arbete hos hyresgäster är som utgångspunkt personuppgiftsbiträden åt oss, eftersom de behandlar personuppgifter om hyresgästerna. I samband med att entreprenörer anlitas för att utföra arbete ska de därför också godkänna vårt vid var tid gällande personuppgiftsbiträdesavtal.